Ibland tänker vi företagare så här: "Jag gör det själv så är det gratis". Men är det här verkligen sant? Är min egen tid faktiskt gratis, eller slösar jag i själva verket bort tid som jag kunde använda för att skapa intäkter och göra mitt företag mer lönsamt? Hur vet jag om jag prioriterar rätt uppgifter?
Vilka uppgifter ska jag prioritera?
Som företagare är det viktigt att prioritera uppgifter som genererar intäkter och gör mitt företag mer lönsamt. Men administrativa uppgifter som bokföring, fakturering och hantering av e-post kan ofta ta upp en betydande del av vår tid. Har du någonsin stannat upp för att överväga den verkliga kostnaden för att hantera dessa uppgifter själv istället för att outsourca dem?
Vad kostar din tid i €?
Genom att tilldela ett monetärt värde, dvs x antal €, till tiden vi spenderar på administrativa uppgifter kan vi få en bättre förståelse för verkliga kostnad och fatta ett informerat beslut om hur vi ska fördela vår tid och våra resurser.
Här är några steg att följa för att bestämma det monetära värdet av den tid som vi spenderar på administrativa uppgifter:
Steg 1: Uppskatta tiden du spenderar på administrativa uppgifter.
Börja med att göra en lista över alla administrativa uppgifter du utför regelbundet och uppskatta hur mycket tid du spenderar på varje uppgift varje vecka eller månad.
Detta ger dig en klar bild av hur mycket tid du lägger på dessa uppgifter och hur mycket de påverkar din produktivitet.
Om det känns svårt att veta hur mycket tid som används till olika uppgifter så kan man använda en app. Det finns många olika appar online, t ex Clockify, Toggl eller Tracking time. Huvudsaken är att man är ärlig med sig själv.
Jag personligen kan medge att alltför mycket tid går åt till e-posthantering. Det är såå lätt att fastna i sin inbox. 😉
Steg 2: Bestäm ditt timpris.
Beräkna ditt timpris genom att dividera din totala intäkt med antalet timmar du arbetar varje vecka eller månad.
Detta ger dig en uppfattning om hur mycket din tid är värd och hjälper dig att tilldela ett monetärt värde till tiden som spenderas på administrativa uppgifter.
Om du till exempel har intäkter på 10 000€/månad och arbetar 160 timmar, är varje timme just nu värd 62,50€.
Steg 3: Beräkna kostnaden för din tid som spenderas på administrativa uppgifter.
Multiplicera tiden du spenderar på varje administrativ uppgift med ditt timpris. Detta ger dig en klar bild av hur mycket varje uppgift kostar dig i tid och pengar. Om du till exempel spenderar 10 timmar per månad på bokföring och ditt timpris är 62,50€ är kostnaden för din tid som spenderas på bokföring 625€/månad.
Steg 4: Överväg alternativkostnaden.
Utöver den direkta kostnaden för din tid som spenderas på administrativa uppgifter, överväg också alternativkostnaden för att inte spendera den tiden på andra aktiviteter som kan generera mer intäkter för ditt företag. Detta ger dig en klarare bild av hur mycket du förlorar genom att hantera dessa uppgifter själv.
Om du till exempel skulle kunna spendera de 10 timmar du för närvarande spenderar på bokföring på försäljnings- eller marknadsföringsaktiviteter som genererar 1 000e i intäkter, är den verkliga kostnaden för din tid som spenderas på bokföring inte bara 625€/månad utan 1625€/månad.
Steg 5: Granska och justera dina priser och personalbeslut.
Använd den information du har samlat in för att fatta informerade beslut om du ska outsourca administrativa uppgifter eller anställa ytterligare personal för att hantera dem. Du kan upptäcka att det är mer ekonomiskt försvarbart att betala någon annan för att hantera dessa uppgifter så att du kan fokusera på aktiviteter som genererar mer intäkter för ditt företag.
Så utöver att du kan göra en ekonomisk vinst genom att ha någon annan att sköta dina administrativa uppgifter så kan du också slippa sådana uppgifter som du själv tycker är svåra, jobbiga eller bara tråkiga. Tala om win-win!
Beräkna kostnaden för att kunna fatta bättre beslut
Sammanfattningsvis kan vi ha mycket nytta av att beräkna vad vår egen tid egentligen kostar. Att vi tilldelar ett monetärt värde till den tid som vi spenderar på administrativa uppgifter hjälpa oss att fatta bättre beslut om hur vi ska fördela vår tid och våra resurser för maximal effektivitet och lönsamhet i vårt företag. Det här är någonting som vi som tillhandahåller virtuella assistenttjänst verkligen fokuserar på, att effektivisera dina verksamhetsprocesser och frigöra din tid för att fokusera på din kärnverksamhet.
Kontakta oss idag för att lära dig mer om hur våra tjänster kan hjälpa dig att spara tid och pengar på lång sikt.
Här kan du också läsa mer om 7 fördelar med att använda en virtuell assistent.